Benutzerverwaltung: Wie bereits dargestellt, können Benutzer/Leser manuell angelegt oder von Zentralsystemen periodisch importiert werden. Externe können über zusätzliche Schnittstellen (Siehe Bereich "Zentrale Benutzerdatenbank") bei Bedarf gesucht und importiert werden. Auf jeden Fall muß der Bereich "Benutzerparameter" von den mit der Ausleihe beschäftigten MitarbeiterInnen dem jeweiligen Benutzer zumindest ein Mal ordnungsgemäß zugeordnet werden.
Ebenfalls als spezielle Benutzer eingetragen werden Fernleihbibliotheken und Auslieferungsbibliotheken, die ja wiederum die an sie ausgeliehenen Medien weiter entlehnen und daher gegenüber der Zentralbibliothek der (in diesem Fall) einzige Ansprechpartner sind; Zweigstellen und Fahrbibliotheken sind demgegenüber nur Kennungen für einen vorübergehen Standort analog dem Handapparat einer MitarbeiterIn der Institution - für die dann natürlich spezielle Ausleihkennungen notwendig sind und erfolgen; Aber hier ist der Endbenutzer eine physische oder juristische Person im Bestand der Institution.
Zu den Parametern gehören je Benutzer Benutzergruppe mit Leihfall, Mahnfall, Ausleihlimits, Gebührenlimits u.a. sowie, wenn nicht automatisch beim Import erfolgt, die Zuordnung zu Geschlecht, Anrede, Postleitzahl, Geburstdatum, Statistikgruppen u.a.m. In einigen Institutionen werden zum Benutzer auch Photos (Paßbilder) hinterlegt, die beim Ausleihvorgang am Bildschirm erscheinen und eine eindeutige Identifikation des Benutzers ermöglichen.
Die meisten Einträge erfolgen über Auswahltabellen, müssen also nicht manuell eingegeben werden. Zwei Adressen (Wohn- und Arbeitsadresse) ermöglichen vor allem bei Studenten die automatische Adreßänderung zu Ferienbeginn und -ende.
Benutzer können hierarchisch geschachtelt werden - nicht nur bei nicht rechtsfähigen Personen, sondern vor allem auch für Umlauflisten, die wiederum aus sortierten Einzelbenutzern der Institution bestehen. Zumeist automatisiert behandelt werden Anmeldedatum und Verfallsdatum eines Ausweises und vergleichbare Benutzerdaten.
Auf jeden Fall automatisch von BIS-C 2000 gesetzt werden die Einträge über die Anzahl der Ausleihen pro Jahr, Ausleih-, Mahn- und sonstige Gebühren und Prozesse wie die Sperre des Benutzers bei Überschreiten des Gebührenlimits oder beispielsweise der erlaubten Maximalanzahl der Mahnungen je Ausleihe.

Ausleihe aktiv / negativ: Normalfall ist die aktive Ausleihe, also die Entlehnung eines bereits katalogisierten, erfaßten Mediums. Ist die Retroerfassung einer Institution noch nicht abgeschlossen, kann jedoch auch ein noch nicht im Bestand befindliches Medium ausgeliehen werden: In diesem Fall öffnet sich eine Zwischenmaske für die Erfassung eines Kurztitels, der Signatur und der Verbuchungsnummer, die der Ausleihverantwortliche ausfüllen muß, damit das Medium entliehen werden kann (Im Regelfall wird das Medium mit der Rückgabe dann katalogisiert); Das wäre der Fall der Negativausleihe.
Im besten Fall kommt ein Benutzer an die Ausleihtheke, bei dem einfach alles "stimmt"; Dann gibt es zwei Bewegungen mit dem Scanner und sowohl Benutzerausweis als auch Medium sind verbucht. Überprüft werden bei einem Ausleihvorgang zunächst die Angaben des Benutzers auf Validität, Ausweisgültigkeit, Sperre (auch in einer Zweigstelle), Überschreitung von Gebührenlimits und/oder Mahnungen je Medium, Anzahl der gleichzeitigen Ausleihen und Kommentaren anderer MitarbeiterInnen der Institution. Bei einigen Rückmeldungen am Bildschirm werden nur (Service-)Warnungen eingeblendet ("Ausweis läuft in sieben Tagen ab"), in einigen anderen Fällen wird die Ausleihe schlicht abgewiesen ("Benutzer gesperrt wegen Überschreitung des Gebührenlimits") oder nachgefragt, was getan werden soll ("Medium ist für einen anderen Benutzer reserviert - weitermachen? J/N").
Frei eingestellt/geändert werden können beim Ausleihvorgang je Benutzergruppe natürlich die Standard-Ausleihfristen, was bei einigen Medien, Hand- und Semesterapparaten eine Selbstverständlichkeit sein sollte, ebenso wie eine automatische Einschränkung der Ausleihfrist bei gewissen Medienarten. Je nach Definition der Parameter (Siehe dort) werden zum Abschluß der Ausleihen je Benutzer Quittungen gedruckt oder automatisch per eMail versendet.
Spezielle Überwachungsroutinen gibt es für Werke mit Beilagen, die sowohl bei der Ausleihe als auch bei der Rückgabe von der verantwortlichen Person auf Vollständigkeit überprüft werden müssen, bevor der Ausleih- oder Rückgabevorgang erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Verlängerung: Des öfteren kommt ein Benutzer mit seinen Ausleihfristen nicht zurecht - dann will er/sie eine Verlängerung. Manche Institutionen lassen eine Verlängerung per Telephon oder per Brief/eMail zu, andere wollen das Medium zunächst ein Mal "gesehen" haben. In Jedem Fall gelten auch hier die definierten Parameter je Benutzergruppe und die Abweisung beispielsweise bei bestehenden Sperren.
Die Verlängerung wird ebenfalls immer von der verantwortlichen Person der Institution vorgenommen, außer die Bibliothek erlaubt eine Verlängerung über den Web-User account. Es gelten aber auch hier die gleichen eingetragenen Bedingungen der Bibliothek wie die Maximalanzahl von erlaubten Verlängerungen eines Werkes, die Verlängerung nur innerhalb einer festgelegten Frist vor und nach der Fälligkeit des Mediums u.a.m.
Ganz sicher keine Verlängerung gibt es bei der Vormerkung einer anderen BenutzerIn auf das Medium oder die Überschneidung der Frist mit einer bestehenden Fix-Reservierung; Und selbstverständlich nicht bei einer inzwischen erfolgten Sperre des Benutzers, gleich aus welchen Gründen.
Abgeschlossen wird auch eine Verlängerung mit dem Druck einer Quittung/Bestätigung oder dem automatischen Versand per Fax oder eMail. Auf jeden Fall eine Bestätigung erhält sowohl die Institution als auch die BenutzerIn bei einer Verlängerung über den Web User account - hier wird jede Transaktion automatisch per eMail bestätigt - als Sicherheit für beide Vertragspartner.

Rückgabe: Auch hier gilt - es gibt reibungslose BenutzerInnen und solche, die Schwierigkeiten machen. Im Regelfall werden die Ausleihparameter eingehalten, eine Bewegung mit dem Scanner oder das Einlegen in die Selbstverbuchungsanlage, und das Werk ist zurückgebucht und die LeserIn entlastet. Ist das Werk vorgemerkt, wird es in BIS-C 2000 als "bereitgestellt" umgebucht, ein eMail oder Brief an den Vormerker gesendet und eine Allonge an der Ausleihtheke gedruckt, die in das Medium eingefügt wird.
Vorkommen kann allerdings auch, daß die BenutzerIn offene Gebühren hat, das Werk bereits gemahnt war und die Gebühren nun auf den Rückgabetag nachberechnet werden müssen; Dann erscheinen die Warn- und anderen Hinweise am Bildschirm, BIS-C 2000 öffnet nach der letzten Rückabe automatisch die Kassenverwaltung und fordert den offenen Betrag ein - detailliert für jede Transaktion, jede Mahnung, jeden Einzelposten, der sich am Konto der BenutzerIn angesammelt hat.
Für BIS-C 2000 sind die zahlreichen Routinen und Berechnungen inklusive Vor- und Nachlauffristen, Mahngebühren pro Arbeitstag, Postgebühren und allen anderen in Sekundenbruchteilen abgeschlossen; Die Kontrolle der Vollständigkeit von Beilagen dauert da wesentlich länger und muß von der VerantwortlIchen bestätigt werden. Die Diksussionen mit den BenutzerInnen über allfälligen Wertersatz bei Beschädigungen und/oder Verlusten und der Nachweis über die versendeten Erinnerungen und nachfolgenden Mahnungen sind da kein Vergleich.
Bei der Rückgabe wird der Entlehner als "letzter Benutzer" eingetragen; Dies dient zur Sicherung bei nachträglich festgestellten Schäden, fehlenden Seiten, Kupferstichen und anderen. Ein weiterer Rückgrifff auf noch frühere Benutzer ist zumeist sinnlos, da inzwischen andere Entlehner das Werk in Händen hielten.

Konto-Funktionen: Die Kontofunktion dient sowohl den BibliothekarInnen und vor allem dem Benutzer über seinen Web-account zur Auflistung aller offener Ausleihen, aller Vormerkungen und Fix-Reservierungen, aller Bereitstellungen und offenen Gebühren. Die BibliothekarInnen können über Ihren Arbeitsbildschirm und das Konto des Benutzers Verlängerungen eingeben, Medien vorzeitig zurückfordern oder Mahnunterbrechungen bei Krankheit oder Verhinderung für alle oder einzelne ausgeliehene Werke eintragen.
Für den Web-User wird das Konto für die bessere Übersichtlichkeit gesplittet in die Bereiche Benutzerdaten (wo er Adresse, Telephonnummer und Password ändern kann), offene Ausleihen mit der Möglichkeit der Verlängerung, Vormerkungen mit der Möglichkeit, nicht mehr gewünschte Vormerkungen zu löschen und die Sicht auf seine/ihre offenen Gebühren.

Vormerkungen: Vormerkungen sind Reservierungen eines Mediums zu einem wahrscheinlichen Rückgabedatum; Für den Webbereich ist eine Vormerkung auch auf nicht ausgeliehene Medien möglich; Ist sie für den gleichen Tag eingetragen, gilt sie ab sofort; Erlaubt die Bibliothek Reservierungen in der Zukunft, ist sie jedoch an Wahrscheinlichkeiten gebunden (anders als bei der Fix-Reservierung gilt hier keine absolute Zusicherung der Auslieferung).
"Normale" Vormerkungen auf ausgeliehene Medien werden bei der Rückgabe in eine Bereitsstellung umgewandelt und der Vormerker normalerweise über eMail verständigt, daß das vorgemerkte Werk nun abholbereit ist. Holt er/sie das Medium nicht innerhalb der festgelegten Frist ab, wird die Bereitstellung gelöscht.
Vormerkungen können auf einen Titel oder exemplarspezifisch (bei mehreren Exemplaren zu einem Titel) eingetragen werden. Für den Web-User gilt immer die Titel-Vormerkung. Vormerkungen werden in der Reihenfolge des Einlangens abgearbeitet, d.h. nach dem first in / first out Prinzip.

Fix-Reservierung: Eine spezielle Vormerkung mit Anfangs- und Enddatum ermöglicht Bibliothek und BenutzerIn, Medien für einen spezifischen Zeitraum zu reservieren. Fix-Reservierungen werden automatisch mit Vor- und Nachlauf aus der Versandart berechnet und können von keiner anderen Vormerkung oder Ausleihe unterbrochen oder überschrieben werden.
Geht sich eine Normalausleihe im Zeitraum davor nicht mehr aus, werden Warnhinweise eingeblendet und nachgefragt, ob der Ausleiher die automatisch verkürzte Ausleihfrist tatsächlich akzeptieren will. Auch auf den Belegen und Quittungen wird auf die unbedingte Rückgabe zur termingerechten Frist für die Ausleihe nach der Fix-Reservierung hingewiesen.

Es gibt sie immer noch, die Magazinbestellung: Größere und große Bibliotheken haben neben der Freihandaufstellung Magazine; Und das wird sich aus nachvollziehbaren Gründen nicht ändern. Benötigt wurde und wird für die Aushebung von Medien in diesen teilweise auch außer Haus ausgelagerten Magazinen eine Funktion, die den dort jeweils stationierten und eingesetzten Magazineuren mitteilt, welche Werke auszuheben und an die Zentralbibliothek (oder Außenstelle, Zweigstelle, Fahrbibliothek) zu übermitteln sind.
In BIS-C 2000 genügt dabei ein Mausklick - der eingetragene Standort ist mit dem Drucker im jeweiligen Magazin verlinkt und sendet die Aushebeanforderung direkt an das richtige Magazin; Wird ein Medium vorgemerkt, das in einem Magazin aufbewahrt wird, versendet BIS-C 2000 ebenfalls automatisch eine Aushebeanforderung - in diesem Fall mit den Daten der BenutzerIn, die das Werk erhalten soll. Die entsprechende Allonge für die Einlage in das Medium wird bei der Aushebeanforderung ebenfalls automatisch mit angedruckt.
Nach erfolgter Aushebung erfolgt noch im Magazin oder aber bei Auslieferung an die Ausgabestelle die Bereitstellung für den anfordernden Benutzer; Der Benutzer selbst wird von der Bereitstellung per eMail verständigt.

Mit der Bereitstellung wird ein Medium nach erfolgter Rückgabe oder Magazinaushebung fix für die vorgemerkte BenutzerIn reserviert und - normalerweise an der Ausleihtheke - für diese hinterlegt. Wurde die Vormerkung/Reservierung über Web oder einen GUI-OPAC von der BenutzerIn selbst getätigt, erhält diese automatisch mit der Änderung des Status des Werkes auf bereitgestellt eine entsprechende Benachrichtigung über eMail.
Mit der Bereitstellung für eine bestimmte BenutzerIn werden auch die für diese Benutzergruppe eingetragenen Parameter und Ausleihbedingungen für die nachfolgende Ausleihe festgelegt.

Service am Kunden: Die Erinnerung zur Fälligkeit. DABIS hat in BIS-C 2000 zahlreiche Routinen entwickelt und eingebaut, die den Ablauf und die Kommunikation mit den Kunden der Institution vereinfachen und transparenter gestalten sollen sowie für beide Seiten von Nutzen sind. Die Erinnerung zur bevorstehenden Fälligkeit von ausgeliehenen Medien gehört dazu.
Diese manuell oder automatisch angestoßene Routine prüft alle offenen Ausleihen auf ihre Fälligkeit und sendet dem Entlehner im Rahmen der vorgegeben Parameter (normalerweise fünf Tage vor Fälligkeit) ein eMail mit dem Hinweis, die Rückgabe dieses/dieser Mediums/Medien nicht zu vergessen. Gleichzeitig wird im Datensatz dieser offenen Ausleihe die Erinnerung eingetragen und dokumentiert.
Die Erinnerung zur Fälligkeit von Medien ist ausschließlich ein Service für die Entlehner und greift in keinster Weise in die nachfolgenden Mahnroutinen ein. Diese Mahnroutinen wiederum greifen erst am tatsächlichen Tag der Fälligkeit.

Mahnungen werden fällig, wenn eine BenutzerIn die von ihr ausgeliehenen Medien nicht rechtzeitig zurückgibt und keine Verlängerung eingetragen wurde. Die Mahnungen werden automatisch nach den eingetragenen Parametereinstellungen je Benutzergruppe und Medienart erstellt und berücksichtigen neben den Karenzzeiten je Mahnstufe Mahngebühren pro Tag und/oder Medium, Postgebühren, Sondergebühren u.v.a.m.
Mit dem Mahnlauf werden nicht nur die BenutzerInnen schriftlich per Brief, Fax oder eMail gemahnt, sondern gleichzeitig die Fälligkeit des nächsten Mahnlaufs - ebenfalls parametergesteuert -, die nun fälligen offenen Gebühren eingetragen. Ist die letzte der vorgesehenen "ordentliche" Mahnstufe erreicht, wird die BenutzerIn automatisch von weiteren Ausleihen gesperrt. Die letzte Mahnstufe wird unbenommen davon in den vorgesehenen periodischen Abständen weiter angewendet. Überschreiten die anfallenden Gebühren das Limit der BenutzerIn bereits vor Erreichen der letzten Mahnstufe, wird diese bereits zu diesem Zeitpunkt automatisch vom Entlehnbetrieb gesperrt.

Bei Krankheit oder anderen die rechtzeitige Rückgabe von Medien verhindernden Gründen kann die Institution eine Mahnunterbrechung vornehmen. Die Mahnunterbrechung kann für einzelne oder alle von einer BenutzerIn ausgeliehenen Medien eingetragen werden und bewirkt, daß diese Medien bis zum Erreichen des neuen Fälligkeitdatums von den automatischen Mahnläufen nicht mehr behandelt werden.
Die BenutzerIn erhält natürlich beim Eintrag einer Mahnunterbrechung eine automatisch generierte, entsprechende Mitteilung per Brief, Fax oder eMail. Die Mahnunterbrechung selbst kann von der verantwortlichen BibliothekarIn natürlich jederzeit wieder rückgängig gemacht werden; Die Medien werden dann wieder von den normalen Mahnroutinen erfaßt.

Wenn eine Institution ausgeliehene Medien gleich aus welchen Gründen in ihrem Bestand benötigt, wird ein vorzeitiger Rückruf gestartet. Mit dieser Routine wird das Fälligkeitsdatum des Mediums auf "heute" gesetzt und die BenutzerIn von diesem vorzeitigen Rückruf per Brief, Fax oder eMail verständigt.
Die vorzeitig zurückgerufenen Medien fallen dann nach Berücksichtigung der Benutzergruppen spezifischen Karenzzeiten in den normalen Mahnlauf.

Gebührenverwaltung / Tageskassa / Verwaltung: In der Tageskassa werden automatisch alle Gebührenbewegungen aus Ausleih- und Mahnvorgängen sowie sonstigen gebührenpflichtigen Aktionen eingetragen. Neben den automatisch generierten Gebühren und Entgelten werden hier auch manuelle Einträge für Sondergebühren, Wertersatz u.a.m. vorgenommen.
Hat eine Benutzerin offene Gebühren, wird nach Abschluß eines Ausleih- oder Rückgabevorgangs automatisch der Bereich Tageskassa geöffnet und die offenen Gebühren einzeln sowie nach ihrer Art summiert angezeigt. Der BenutzerIn kann nun den gesamten offenen Betrag begleichen, ein Teilzahlung vornehmen oder - wenn vorhanden - die offene Summe insgesamt oder in markierten Teilbereichen von ihrem Guthaben bedecken lassen. Jede Transaktion wird auch hier festgehalten und dokumentiert, jede Mahngebühr ist nicht nur der BenutzerIn, sondern auch dem jeweils überfälligen Medium zugeordnet.
Zum Tagesabschluß wird eine Kassenberechnung mit Restgeld durchgeführt, zwischendurch kann eine Kassenübergabe mit gleichen Parametern erfolgen. Die Tageskassa und Gebührenverwaltung ermöglicht neben der aktuellen Abrechnung auch einen Rückblick auf die Ein-/Auszahlungshistorie von BenutzerInnen und natürlich dazu den Druck der entsprechenden Listen, Belege und Quittungen.
Als sinnvolle Ergänzungen wurden in den Bereich der Gebührenverwaltung zusätzliche Auswertungen integriert: Listung und Summierung aller offenen Gebühren, Listung und Summierung nach Zeiträumen von Gebühren gesamt, Ein- und/oder Auszahlungen, Gebührenarten u.a.m. Mit der Tagessaldierung und dem Kassaabschluß endet auch für die Verantwortlichen an der Ausleihtheke der Arbeitstag.

Ausleihparameter - Verwaltung: Zu den jederzeit änderbaren Parametern für Ausleih-, Mahnfälle und die anderen Transktionen je Benutzergruppe oder Medienart gehören Ausleihfristen, Karenzfristen, Verlängerungsbedingungen und -fristen, Überziehungsfristen u.v.a.m. Spezielle Fristen und Bedingungen gibt es für einzelne Medienarten (CD, Video), ebenso das Einziehen von Altersgrenzen bzw. die Forderung nach der Angabe von Erziehungsberechtigten oder Verantwortlichen bei nicht rechtsfähigen Personen.
Definiert werden müssen vor der ersten Ausleihe ferner die Entgelte für Ausweisgebühren, Postgebühren, Ausleihen je Medium und/oder Werktag, Mahngebühren je Medium und/oder Werktag. Der Kalender dient für die Berechnung der Öffnungs- und Schließungstage und damit der tatsächlichen Ausleih-, Verlängerungs- und Überziehungstage.
Adaptiert werden müssen die Standard-Druckausgaben für Erinnerungen zur Fälligkeit, Mahnungen, Rückrufe, Mahnunterbrechungen, Ausleih-, Verlängerungs-, Rückgabe-, Vormerkungs-, Bereitstellungs- und Gebührenquittungen sowie etwaige Magazinausdrucke.
Durch die Speicherung aller Parameter in der BIS-C 2000 Datenbank können diese zu jeder Zeit den veränderten Bedingungen angepaßt werden. Der Bereich Briefe, Mitteilungen und Quittungen ist mehrsprachig hinterlegt und wird je nach bei der BenutzerIn eingestellten Sprache automatisch ausgewählt. Ein Vorteil der Hinterlegung der Texte in der Datenbank ist auch, daß diese jederzeit geändert werden können - Hinweise auf Schließungszeiten, außerordentliche Sperren, gute Wünsche zu Feiertagen u.a.m. werden sofort nach dem Abspeichern in der Datenbank mit angedruckt.