Vorakzession / Präkatalogisat: Die Erwerbungsaufnahme dient der unkomplizierten, vorläufigen und schnellen Aufnahme von Titeldaten in den Katalog, um die bestellten Titel eindeutig, auffindbar und recherchierbar zu machen; Es muß keine Rücksicht auf bibliographische oder bibliothekarische Normen genommen werden, da mit eigenen Erwerbungsfeldern gearbeitet wird. Dies trifft insbesondere zu, wenn nur Prospektdaten eines Titels vorliegen; Bei Eintreffen des Mediums erfolgt durch die Formalerschließer die Übernahme der Daten in die Katalogisierung. Möglich ist natürlich auch von vornherein eine vollständige bibliographische Beschreibung, vor allem wenn potente FremddatenServer zur Übernahme von Titeldaten zur Verfügung stehen.
Die Erwerbungsaufnahme kann, muß aber nicht in den Web-Katalogen und OPACs angezeigt werden. Auch dieser Vorgang wird durch einen Skript-gesteuerten Automatismus gesteuert.

Lieferantenverwaltung: Beinhaltet das Neuanlegen, Ändern, Löschen von Lieferanten und deren Daten. Dieser Bereich ist die zentrale Verwaltung aller Lieferantendaten wie Adresse, Kontaktpersonen, Versandart, Kundennummer, Bankverbindung. Alle an den Lieferanten gerichteten Bestellung sind über den Lieferantendatensatz zugänglich.
Hier werden auch generelle Rabatte, Abschläge und Konditionen eingegeben, die ein Lieferant der Institution medienunabhängig einräumt. Natürlich werden solche generelle Angaben beim Lieferanten bei der Berechnung des Gesamtpreises einer Bestellung in der Erwerbung berücksichtigt.

Erfassung der Erwerbungsdaten: Die Erwerbungsdaten werden getrennt von den Titeldaten (also der bibliographischen Beschreibung) eingegeben, gespeichert und mit diesen verknüpft. Es erfolgt eine automatische Berechnung des fälligen Eingangs einschließlich der Verwaltung der Zugangsart (Kauf, Tausch, Geschenk, zur Ansicht u.a.). Berücksichtigung finden dutzende Parameter wie geographische oder Lieferanten-spezifische Karenzzeiten. Die Berechnung des Gesamtpreises findet beim Abspeichern aus der Stückzahl mit Online-Umrechnung von Fremdwährungen in die eigene Währung statt, wobei lieferantenspezifische Rabatte, Einzelabschläge, Post- oder Liefergebühren u.v.a.m. mit berechnet werden.
Eine Reihe von zusätzlichen Routinen kann hier vorgegeben werden, wie die automatische oder halbautomatische oder manuelle Eingabe von Rechnungsnummern, Auftragsnummern, Inventarnummern u.a.
Bei Einsatz der Kostenstellenverwaltung wird die Zuordnung und Aufteilung des Gesamtbetrags der Bestellung hier eingetragen oder zumindest vorläufig festgelegt.

Erstellung und Ausdruck von Bestellungen: Sämtliche Bestellungen werden auf Knopfdruck einzeln pro Medium oder gesammelt pro Lieferant ausgegeben. Der Versand erfolgt automatisch per Fax oder eMail oder Ausdruck in Briefform. Mit diesem Vorgang startet auch die Verwaltung der bereits gedruckten / noch nicht gedruckten (erstellten) Bestellungen; Ein Kontrolldruck / Nachdruck von einzelnen oder offenen oder gelieferten Bestellungen ist jederzeit möglich.
Mit diesem Vorgang beginnt der Automatismus der Überwachung der Einhaltung von Liefer- und Antwortfristen.
Drucklisten / Reports nach verschiedenen Kriterien ergänzen diesen Teil: Von Inventarlisten geordnet nach Inventarnummern oder Signaturen, Listen je Lieferant u.v.a.m.

Mahnungen / Reklamationen: Mit dem Versand der Bestellung beginnen die internen, automatischen Überwachungsmechanismen; Fällige offene oder Teillieferungen werden in den Mahnlauf übernommen. Der Lieferant wird automatisch und parametergesteuert von der unvollständigen oder Nicht-Lieferung verständigt: Die Mahnungen werden auf Basis des Fälligkeitsdatums erstellt, das neue Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet und eingetragen. Der Versand von Mahnbriefen über Fax, eMail oder Brief wird automatisch nach den jeweils eingetragenen Parametern und der Versandart je Lieferant abgewickelt; Es erfolgt eine Sammelmahnung pro Lieferant sowie die Dokumentation des Mahnlaufs (Datum, Status).
Bei Rückmeldungen oder Teillieferungen sowie Stornos werden diese in den Erwerbungssatz eingetragen und steuern den weiteren Ablauf der Mahnfristen.

Eintrag und Kontrolle der Eingänge: Bei Eingang eines Mediums erfolgt ein Vermerk des Eingangsdatums, die automatische Vergabe einer Eingangsnummer und der Abschluß der Bestellung. Bei Eingang nur eines Teils der erwarteten Lieferung wird dieser als eingegangen gekennzeichnet und die Verwaltung von Teillieferungen und Nachlieferungen durch Eintrag des jeweiligen Lieferdatums und -umfangs gestartet; Ein Abschluß der Bestellung erfolgt erst, wenn die Lieferung als vollständig oder (teil)storniert errechnet werden kann.
Solange dieser letztgenannte Fall nicht eingetreten ist, werden nur die Teillieferungen als eingegangen verwaltet, die Bestellung bleibt auch bei Teillieferungen weiterhin als offen markiert. Die gesamte allfällige Kommunikation mit dem Lieferanten wird in dem Erwerbungssatz, dieser Bestellung aufgezeichnet.

Parametersteuerung: Der gesamte Ablauf der Erwerbung erfolgt über jederzeit änderbare Parameter für Lieferantenarten, Währungen, Devisenkurse, Publikationsart, Erwerbungsart, Geo-Codes (länderspezifische Karenzzeiten), Kostenstellentyp u.a.
Auch die Vordrucke für Briefe, eMails und Fax von Bestellungen, Reklamationen und anderen standardisierten Abläufen sind in der Datenbank gespeichert und können jederzeit geändert und/oder angepaßt werden.